Перехід з однієї офісної програми на іншу: документальне оформлення та облік

Документальне оформлення списання

Якщо суб’єкт господарювання виявив, що комп’ютерну програму вже час замінити, таке рішення слід оформити відповідним наказом. У практиків іноді виникає запитання: на яку дату можна замінити комп’ютерну програму з ведення бухгалтерського обліку? Ці питання підприємство вирішує виключно на власний розсуд. З позиції зручності є сенс здійснювати заміну (якщо дозволяють обставини) станом на кінець кварталу або місяця. Так легше переносити залишки з однієї програми до іншої. При цьому бажано, щоб у старій програмі були роздруковані всі регістри перед перенесенням і після перенесення залишків. У новій також є сенс скласти регістр, який фіксував би внесені залишки.

Як правило, комп’ютерна програма належить до об’єктів нематеріальних активів, стосовно яких рішення про списання приймає спеціально створена комісія підприємства, призначена наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством (п. 3 Порядку № 7321).

Порядок застосування типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів, затверджений наказом МФУ від 22.11.2004 р. № 732.

Скажімо, комісія може дійти висновку, що комп’ютерна програма, яку використовує бухгалтер, морально застаріла й не дозволяє вести бухгалтерський облік належним чином. На цій підставі бухгалтерську комп’ютерну програму можна списати з балансу.

Водночас слід ураховувати, що 100 % знос сам по собі не є підставою для ліквідації об’єкта нематеріальних активів, що свого часу підтверджував і Мінфін у листі від 21.07.2004 р. № 31-17310-01-29/13178.

Отже, спочатку керівник підприємства видає наказ про створення комісії, яка приймає рішення про списання необоротних активів, у тому числі й нематеріальних активів (комп’ютерної програми).

Створена комісія, з-поміж іншого:

  • проводить огляд комп’ютерної програми, вивчає документацію;
  • встановлює причини, на підставі яких приймається рішення про те, що комп’ютерна програма не приноситиме в подальшому економічні вигоди від її використання;
  • складає та підписує акти на списання комп’ютерної програми.

За результатами огляду комп’ютерної програми, що підлягає списанню, комісія оформлює протокол, у якому вказує усю необхідну інформацію щодо операції списання.

На підставі цього протоколу керівник підприємства видає розпорядження (наказ) про виведення комп’ютерної програми з господарського обороту. У цьому наказі можна також навести відомості про введення в господарський оборот нової комп’ютерної програми, придбаної замість старої. І обов’язково встановити строк її корисного використання, інакше програма не амортизуватиметься в обліку (п. 25 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»).

Списання комп’ютерної програми комісія оформляє Актом вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-3 «Акт вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»), який складають у двох примірниках (п. 1.7 Методрекомендацій № 13272).

Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку нематеріальних активів, затверджені наказом МФУ від 16.11.2009 р. № 1327.

Оприбутковування нової програми

Документальне оформлення Якщо придбана замість старої нова комп’ютерна програма класифікується як об’єкт нематеріальних активів, її оприбуткування оформлюють типовими формами, затвердженими наказом № 7323.

Наказ МФУ «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 р. № 732.

Зокрема, складають:

  • форму № НА-1 «Акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів»;
  • форму № НА-2 «Інвентарна картка обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів».

Бухгалтерський облік З позиції обліку також важливо визначити, до яких об’єктів належить комп’ютерна програма. Здебільшого комп’ютерні програми належать до нематеріальних активів.

Зокрема, якщо за умовами ліцензійного договору суб’єкт господарювання набуває прав кінцевого користувача, він може відобразити такий об’єкт на субрахунку 125 «Авторське право та суміжні з ним права». У бухгалтерському обліку на комп’ютерну програму нараховують амортизацію протягом строку корисного використання, який визначає саме підприємство. Цей строк зазвичай указують у наказі про введення комп’ютерної програми в господарський оборот.

ПДВ У частині ПДВ слід ураховувати, що операції з постачання програмної продукції тимчасово, з 1 січня 2013 року по 1 січня 2023 року, звільняються від оподаткування ПДВ (п. 261 підрозд. 2 розд. XX ПКУ). Тому ПДВ під час придбання комп’ютерних програм зазвичай не виникає.

Приклад 1. ТОВ «Каскад» придбало нову версію комп’ютерної програми «1С: Бухгалтерія» за 6600 грн (без ПДВ) на умовах ліцензії кінцевого користувача. Комп’ютерну програму підприємство планує використовувати протягом 5 років, амортизація на неї нараховується прямолінійним методом (щомісяця в сумі 110 грн).

Облік цих операцій покажемо у табл. 1.

Таблиця 1. Облік операцій придбання комп’ютерної програми (на умовах кінцевого користувача)

№ з/п

Зміст господарської операції

Дебет

Кредит

Сума, грн

1

Перераховано передоплату постачальникові за придбання комп’ютерної програми

371

311

6600,00

2

Оприбутковано комп’ютерну програму

154

631

6600,00

3

Здійснено залік заборгованостей

631

371

6600,00

4

Введено комп’ютерну програму в господарський оборот

125

154

6600,00

5

Нараховано амортизацію (щомісяця)

92

133

110,00

ДО ВІДОМА. У тому випадку, коли підприємство отримує за договором саме примірник комп’ютерної програми, а не ліцензію кінцевого користувача, його теж можна кваліфікувати як об’єкт нематеріальних активів, але вже саме як комп’ютерну програму. Облік такої комп’ютерної програми ведуть у тому ж порядку, що й розглянутий вище, з тією лише різницею, що її відображають на субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи». На це звернув увагу Мінфін у листі від 13.07.2009 р. № 31-34000-20-10/18896.

Списання комп’ютерної програми

Бухгалтерський облік Після оприбуткування нової комп’ютерної програми та введення її в господарський оборот «стару» можна списати. Далі ми будемо виходити з того, що комп’ютерна програма значилася у складі нематеріальних активів.

Тут слід звернути увагу на те, що перед ліквідацією діючого об’єкта нематеріальних активів необхідно нарахувати амортизацію за поточний місяць. І тільки після цього можна визначати залишкову вартість такого об’єкта для цілей списання його на витрати (п. 30 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи»).

При ліквідації комп’ютерної програми її залишкову вартість включають до складу інших витрат і відображають на субрахунку 976 «Списання необоротних активів» (п. 35 П(С)БО 8 «Нематеріальні активи», п. 29 П(С)БО 16 «Витрати»). Субрахунок 976 можна використовувати і для відображення витрат, пов’язаних з нарахуванням податкових зобов’язань з ПДВ на операцію ліквідації.

ПДВ Згідно з абз. «д» п.п. 14.1.191 ПКУ ліквідація платником податків за власним бажанням необоротних активів, які в нього значаться, вважається постачанням. Проте в спеціальній нормі п. 189.9 ПКУ, яка регламентує порядок оподаткування цих операцій, ідеться тільки про ліквідацію основних виробничих або невиробничих засобів. Тож окремого порядку обчислення податкових зобов’язань за операцією ліквідації нематеріальних активів у ПКУ не вказано.

Між тим податківці пропонують нараховувати податкові зобов’язання в цьому випадку на підставі абз. «г» п. 198.5 ПКУ через те, що нематеріальний актив не використовується в господарській діяльності (див. роз’яснення в категорії 101.04 ЗІР).

Проте податкові зобов’язання за нормами п. 198.5 ПКУ нараховуються тільки в тому випадку, якщо необоротні активи (у тому числі й нематеріальні) придбавалися з ПДВ. А комп’ютерні програми віднедавна поставляються якраз без нарахування ПДВ. Якщо ви придбавали програму без ПДВ, то й податкові зобов’язання при її ліквідації нараховувати не потрібно. Якщо ви придбавали комп’ютерну програму з ПДВ, то при ліквідації доведеться нарахувати ПЗ виходячи з балансової (залишкової) вартості такої програми станом на початок звітного (податкового) періоду, у якому вона ліквідована (п. 189.1 ПКУ).

Приклад 2. ТОВ «Каскад» ліквідує бухгалтерську комп’ютерну програму застарілої версії, первісна вартість якої становила 5000 грн, сума нарахованої амортизації — 4500 грн, ліквідаційна вартість — 0 грн. Комп’ютерна програма придбавалася за вартістю без ПДВ.

Як ці операції вплинуть на облік, покажемо в табл. 2.

Таблиця 2. Облік операцій ліквідації комп’ютерної програми

№ з/п

Зміст господарської операції

Дебет

Кредит

Сума, грн

1

Списано суму нарахованої амортизації комп’ютерної програми, що ліквідується

133

125

4500,00

2

Списано залишкову вартість комп’ютерної програми, що ліквідується

976

125

500,00

3

Включено витрати до складу фінансових результатів

793

976

500,00

Як бачимо, облік операцій заміни комп’ютерної програми в цілому нескладний, тож можете спокійно модернізувати свої програми задля процвітання бізнесу.

Влада Карпова, к. е. н., консультант