График отпусков: всем ли предприятиям нужен?

Статья взята из газеты “Плательщик единого налога” № 48/2017

У нас небольшое предприятие (5 человек). Должны ли мы составлять график отпусков на будущий год, ведь мы вполне можем договориться о времени отдыха (до сих пор проблем с этим не было)? Если да, то подскажите, что нужно учесть и как все оформить правильно?

Нужен ли график Из норм ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках1следует, что график отпусков должен быть на любом предприятии. В этих нормах без каких-либо альтернатив утверждается: «очередность предоставления отпусков определяется графиками, утверждаемыми собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех».

1 Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Причем Минсоцполитики уточняет, что график нужен даже в случае, когда на предприятии работают, например, 3 человека (письмо от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15). Не стоит расслабляться и работодателям-ФЛП: они тоже должны составлять графики отпусков, ведь их работники имеют такие же права, в том числе на отпуск, как и работники юрлиц.

Сроки и форма В идеале составить график следует накануне нового календарного года, т. е. в декабре. Ориентировочный предельный срок — не позднее 5 января текущего года (так указано в п. 20 «древних» Типовых правил № 2132, которые действуют и в настоящее время). В то же время не видим «криминала» в незначительном опоздании: главное — сделать это до того, как в отпуск соберется первый работник. В течение года в график можно вносить изменения (письмо Минсоцполитики от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15).

2 Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 г. № 213.

График отпусков — это, по сути, расписание отдыха работников. Его составляют в произвольной форме. Один из возможных вариантов см. на рис. 1.

Советы кадровику Формируя график, нужно найти компромисс между интересами производства и личными интересами работников. При составлении графика учтите ряд нюансов.

Нюанс 1. График составляют на всех работников, принятых по трудовому договору, в том числе на совместителей и временных работников, работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры. Учтите: отдельные категории граждан, которые перечислены в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, могут использовать отпуск в удобное для них время. Кроме того, право на отпуск может появиться и у работников, принятых в течение года (что потребует внести изменения в график).

Нюанс 2. Строго говоря, КЗоТ и Закон об отпусках обязывают составлять график только для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Однако, на наш взгляд, в график целесообразно включить все виды оплачиваемых и обязательных отпусков, на которые имеют право работники (например, отпуск «на детей», «боевой», и «чернобыльский»), кроме не поддающихся планированию (например, учебный отпуск запланировать не получится, поскольку период его предоставления определяет ВУЗ).

Нюанс 3. В графике разумно указывать желаемый месяц (два) предоставления отпуска, а уже конкретный период согласовать позже.

Нюанс 4. Готовый график нужно довести до сведения работников (целесообразно это сделать под подпись). Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, следует согласовать между работником и работодателем (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Для этого (не позднее, чем за две недели до обусловленного срока) составляют письменное уведомление. Утвержденной формы нет, его составляют в произвольной форме. Обязанность работодателя по уведомлению работника считается выполненной и тогда, когда работника ознакомили под подпись с приказом о предоставлении отпуска (с соблюдением срока в 2 недели).

Если в графике отпусков, с которым были ознакомлены работники, указана конкретная дата начала отпусков работников, то отдельно уведомление не составляют.

Ответственность Несоставление графика отпусков в конченом итоге может вылиться нарушением порядка их предоставления. А за это отвечать придется должностным лицам предприятий или предпринимателям-работодателям. В этом случае:

  • предприятию (предпринимателю) может грозить ответственность как за прочие нарушения требований законодательства о труде: штраф в размере 1 МЗП на основании абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Причем, как следует из письма Гоструда от 25.01.2017 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17, такая ответственность применяется за нарушение в целом, а не за каждого работника;
  • его должностным лицам — админштраф в размере от 510,00 до 1700,00 грн на основании ст. 41 КоАП (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).

Вопрос в том, как нарушение порядка предоставления отпусков могут выявить проверяющие. Напомним, что 16.05.2017 г. вступил в силу Порядок № 2953, который наделил инспекторов труда значительными полномочиями и существенно упростил порядок проведения ими мероприятий контроля в сфере соблюдения трудового законодательства. Но, что интересно: исчерпывающий перечень оснований для проведения инспекционных посещений в части соблюдения законодательства о труде четко определен в п. 5 Порядка № 295. Читая этот пункт, видим, что основанием для проверки является обращение или сообщение о тех или иных нарушениях трудового законодательства, но, к сожалению, нет оговорки наподобие: «…проверке подлежат исключительно вопросы, затронутые в жалобе или информации…». Применительно к нарушениям в части предоставления отпусков работникам самым вероятным основанием является обращение работника о нарушении в отношении него законодательства о труде (ну или аналогичная «кляуза» профсоюзов в отношении нарушения прав их членов). Проведение инспекционных посещений/невыездных проверок по вопросам труда при отсутствии оснований, указанных в п. 5, невозможно.

3 Порядок осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденный постановлением КМУ от 26.04.2017 г. № 295.

Делаем вывод: для инспектирования должна быть первопричина или, другими словами, повод прийти — и такие основания определены в п. 5 Порядка № 295. А вот объем вопросов, которые может охватить инспектор в отведенное для инспектирования время, данный Порядок прямо не ограничивает. Впрочем, у инспектора труда в соответствии с п.п. 2 п. 11 Порядка № 295 есть право ознакамливаться с любыми книгами, реестрами и документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде и которые содержат информацию/сведения по вопросам, являющимся предметом инспекционного посещения, невыездного инспектирования, с целью проверки их соответствия нормам законодательства и получать заверенные объектом посещения их копии или извлечения. Из этой нормы можно сделать вывод, что исследоваться все-таки должны вопросы, возникшие на том основании, которое стало поводом для прихода инспектора.

Валентина Борисенко, консультант