Директор — единственный работник: как подписывать приходные и расходные ордера

Статья взята из газеты “Плательщик единого налога” № 45/2017

В штате предприятия есть только должность директора. Однако время от времени возникает необходимость проводить кассовые операции (прием и выдачу наличных). Фактически их будет осуществлять директор. Нужно ли в этом случае возложить на него функции кассира и как следует подписывать приходные и расходные кассовые орде

Вы знаете, что на небольших предприятиях функции кассира вполне могут выполняться главбухом или просто бухгалтером. Однако законодательство допускает отсутствие должности главного бухгалтера (бухгалтера) и ведение учета самостоятельно собственником или директором предприятия. Этот вариант организации учетной работы прямо предусмотрен в абз. 5 ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете. Если в штатном расписании предприятия нет должности бухгалтера, то обязанность по ведению учета на предприятии и составлению отчетности прописывается в функциональных обязанностях директора.

Функции кассира также не обязательно должны быть единственными у работника, как и наличие в штате такой должности. Согласно п. 4.8 Положения № 6371 предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, выполнение его обязанностей могут возложить в соответствии с распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника. С учетом этого должностные обязанности кассира необходимо закрепить в должностной инструкции соответствующего работника.

1 Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Что касается ведения кассовых операций, то принимать и выдавать наличность, заполнять первичные документы о приеме и выдаче наличности, журналы, кассовую книгу и т. д. может директор, но все упирается в то, что в кассовых документах есть графы для подписи главного бухгалтера (бухгалтера) и кассира.

Так, ПКО2 и квитанцию к нему подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия (перед передачей в кассу). Квитанция к ПКО заверяется печатью в случае её использования (п. 3.3 Положения № 637). РКО3 и ведомость на выплату денег перед передачей в кассу подписывает не только главный бухгалтер (уполномоченное на это лицо), но и руководитель предприятия (п. 3.4 Положения № 637). Само собой разумеется, что при получении и выдаче денег ПКО и РКО должен подписать кассир, для чего в этих документах отведена графа.

3 Расходный кассовый ордер.

2 Приходный кассовый ордер.

Не секрет, что кассовая дисциплина — это строгая сфера, требующая тщательного соблюдения правил и оформления документов. Вольности тут могут привести к штрафам.

Отметим, что НБУ не возражает против того, чтобы один и тот же работник совмещал, к примеру, должность главного бухгалтера (бухгалтера) с должностью кассира (письмо НБУ от 26.09.2005 г. № 11-113/3262-9602). На отдельного работника (например, главного бухгалтера, бухгалтера, заместителя директора и др.) в рамках занимаемой им должности также можно возложить обязанности кассира (письмо НБУ от 07.04.2008 г. № 11-113/1441–4464).

ВАЖНО! С кассиром или с другим работником, выполняющим функции кассира (в т. ч. на временной основе), нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

В письме НБУ от 01.08.2014 г. № 11-117/41539 сказано, что руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы. А вот при отсутствии на предприятии других работников руководитель согласно этому письму имеет право подписывать кассовые документы единолично как руководитель предприятия. При этом учтите, что подписи должны быть проставлены в каждой графе кассовых документов. К примеру, в отсутствие на предприятии других работников директор, заполняя РКО, поставит свою подпись в полях «Керівник», «Головний бухгалтер» и «Видав касир».

Как видите, функции кассира может выполнять директор, являющийся единственным работником предприятия. Кроме того, функции бухгалтера согласно Закону о бухучете, директор также может выполнять самостоятельно, на что мы уже выше обращали ваше внимание. Поэтому пусть и выглядят нелепо две или три подписи одного и того же человека на одном документе, но такой вариант допустим. Вопросы по неправильному заполнению ПКО и РКО тут возникать не должны.

На то, что директор должен расписываться в РКО отдельно как кассир и как руководитель предприятия, указывают и фискалы в разъяснении в категории 109.15 ЗІР. Формально подписью в каждой графе работник подтверждает, что выполнил свои обязанности и как руководитель, и как бухгалтер (главбух), и как кассир.

Иная сложность состоит в том, что п. 4.8 Положения № 637, а также Перечнем № 447/244 предусмотрено, что с кассиром должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Такой договор заключается между предприятием, которое представляет его руководитель (администрация), и работником, выполняющим обязанности кассира. В данном случае обе стороны договора представляет один и тот же человек. Возникает вопрос: может ли быть заключен договор на таких условиях?

4 Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, утвержденный в виде приложения 1 к постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.1977 г. № 447/24.

С одной стороны, согласно ч. 3 ст. 238 ГКУ представитель не вправе совершать сделки от имени лица, которое он представляет, в своих интересах или в интересах другого лица, представителем которого он одновременно является.

С другой — договор о полной материальной ответственности заключают не в рамках гражданско-правовых, а в рамках трудовых отношений. Его заключение предусмотрено и регулируется КЗоТ, а не ГКУ. Теоретически директор, представляя предприятие, может позаботиться о его интересах, заключив договор о полной материальной ответственности с самими собой. Но лучше, чтобы такой договор был заключен межу директором и одним из собственников предприятия. Ведь если директор будет единственным лицом, распоряжающимся материальными ценностями, то о контроле должны позаботиться собственники предприятия.

Дело в том, что для обычного кассира отказ заключить договор о полной материальной ответственности может стать отказом в приеме на работу или получении данной должности. Это и вынуждает кассиров подписывать договор. В свою очередь, директор, не заключив сам с собой такой договор, сможет продолжить работу, так сказать, не увольняя самого себя. Соответственно, об этом заранее должны подумать учредители.

Оксана Хмелевская, бухгалтер-эксперт