Как скрепить трудовой союз ФЛП и работника

Если вашему делу нужны помощники, то никак не обойтись без наемного труда. Правда, просто ударить по рукам с новым работником нельзя. ФЛП нужно соблюсти ряд пусть и несложных, но строгих правил, которые, к тому же, заметно обновили в начале текущего года. О том, как на сегодняшний день оформляют трудовые отношения, поговорим в этой статье.

Первые шаги при оформлении работника

С лицами, которые будут регулярно выполнять работы, нужно заключить трудовой договор. При этом у ФЛП-работодателя он должен быть в письменной форме, как предписывает ст. 24 КЗоТ. Это означает, что описание рабочих функций, продолжительность рабочего дня, размер заработной платы, количество дней отпуска и прочие условия труда должны быть зафиксированы на бумаге и никак иначе.

ФЛП могут воспользоваться «готовой» формой, утвержденной приказом № 260, которую достаточно подкорректировать и внести в нее свои данные.

Отметим, что до 01.01.2015 г. все ФЛП-работодатели не только должны были составлять трудовой договор по этой форме, но и регистрировать его в центре занятости (далее — ЦЗ). С 01.01.2015 г. регистрацию отменили, поэтому, на наш взгляд, не обязательно заполнять утвержденную форму трудового договора. В ЦЗ вы её не понесете, а ст. 24 КЗоТ требует письменную форму договора без привязки к какому-либо подзаконному нормативному акту.

Однако очень важно, чтобы в трудовом договоре были отражены условия, на которых построены трудовые отношения с работником. Поэтому наш совет таков: возьмите за основу «готовую» форму. Уберите из неё пункты, в которых упоминается ЦЗ, регистрация, другие «лишние» сведения. Внесите свои данные о размере заработной платы, характеристике работ, режиме труда и т.п. Образец трудового договора между ФЛП и работником вы найдете здесь.

Но учтите! Условия трудового договора, ухудшающие положение работника по сравнению с действующим законодательством, считаются недействительными (ст. 9 КЗоТ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Трудовой договор нужно заполнить в 2-х экземплярах: один будет у ФЛП, второй — у работника. Но на каждом из них должны быть подписи обоих лиц.

Нужно ли работнику писать заявление о приеме на работу? Считаем, что без него можно обойтись. Формально работник ФЛП делает его в устной форме, после чего составляется письменный трудовой договор.

Какие документы предоставляют при поступлении на работу? Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность, справку с регистрационным номером учетной карточки налогоплательщика.

Кроме того, ФЛП может попросить работника предъявить документ об образовании, медицинское заключение и т. д. Но «не переборщите» в своей любознательности. Помните, что ст. 25 КЗоТ запрещает требовать от поступающих на работу лиц сведения об их партийной и национальной принадлежности, происхождении, сведения о регистрации места проживания, а также документы, предоставление которых не предусмотрено законодательством.

Трудовой «переворот» — 2015

Как мы упоминали, с 01.01.15 г. ФЛП-работодателям больше не нужно регистрировать заключенные трудовые договоры с работниками в ЦЗ (с этой даты исчезла ст. 241КЗоТ, которая обязывала проводить регистрацию в недельный срок). Но на смену этому требованию пришло другое, причем, на наш взгляд, более строгое.

ВАЖНО! С 01.01.15 г. работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением собственника или уполномоченного им органа, и уведомления об этом органа ГФСУ (ч. 3 ст. 24 КЗоТ).

Как видим, до того, как работник начнет выполнять свои трудовые обязанности (будет допущен к работе), нужно:

1) составить (заключить) трудовой договор (Последовательность принятия работника на работу смотрите здесь);

2) издать приказ или распоряжение о приеме на работу. Можно поспорить, нужно ли это ФЛП, ведь факт приема уже зафиксирован на бумаге в трудовом договоре. Но «из песни слова не выкинешь», тем более, вам понадобятся его реквизиты для заполнения формы уведомления (подробнее об этом далее) (Образец распоряжения о приеме на работу смотрите здесь);

3) уведомить налоговиков по специальной форме о новичке (Образец Уведомления о приеме нового работника смотрите здесь).

УЧТИТЕ! Эти правила касаются как приема работников по основному месту, так и по совместительству! А вот если вы заключаете договор гражданско-правового характера (договор подряда или договор об оказании услуг), то подавать Уведомление не нужно.

Вы не оформили трудовой договор, не уведомили налоговиков, а работник уже трудится — тогда готовьтесь к штрафам. Правда, пока это лишь теоретическая опасность. Привлечь к ответственности за такое нарушения может госинспекция по вопросам труда, а на её проверки у большинства ФЛП пока наложен мораторий.

Но если уж «гром грянет», то аргументы типа: работник трудится первый день, на договоре не успели высохнуть чернила, а уведомление уже состряпано и готовится к отправке, — вас не спасут.

Можно ли составить трудовой договор в первый рабочий день? Думаем, да. В то же время издать распоряжение о приеме на работу и уведомить налоговиков безопаснее за день (несколько дней) до того. При этом в тексте распоряжения укажите дату начала трудовых отношений. Как вариант, вы можете заключить трудовой договор заранее, но указать в отдельном пункте дату, с которой он будет действовать (не позднее дня фактического допуска к работе).

Формально, распоряжение вы составляете после того, как будущий работник предоставит вам паспорт и другие «вступительные» документы. Они же нужны при заполнении формы трудового договора, поэтому логично сделать это в один день.

Как уведомить

Сделаем небольшой экскурс в историю. Разработать и утвердить порядок уведомления законодатели поручили Кабмину и отвели на это три месяца, начиная с 01.01.2015 г. (п. 4 разд. II «Заключительные и переходные положения» Закона № 77). Но этот срок соблюден не был, порядок и форму Уведомления утвердили 17.06.2015 г., а заработала она, на наш взгляд, с 03.07.2015 г. (постановление № 413).

Как следовало уведомлять ГФСУ с 01.01.2015 г. до этой даты? Официальное разъяснение ГФСУ дала в письме от 29.01.2015 г. № 2627/7/99-99-17-03-01-17. До утверждения формы Уведомления достаточно было сведений о дате приема в графе 11 таблицы 5 формы № Д4 (ежемесячной ЕСВ-отчетности) с указанием начала трудовых отношений с принятыми работниками. Причем подавать ее нужно было по стандартным правилам в составе отчета в срок не позднее 20 числа следующего месяца.

Заметим: несмотря на появление Уведомления, вам все равно придется в составе отчета по ЕСВ заполнить таблицу 5 формы № Д4 за тот месяц, в котором приняли работника.

С 03.07.2015 г. ФЛП-работодателям нужно подавать Уведомление в ГНИ по месту учета в качестве плательщика ЕСВ (свою ГНИ),  образец Уведомления о приеме нового работника и пример его заполнения вы найдете здесь.

Подать Уведомление можно одним из следующих способов:

  • по средствам электронной связи с использованием электронной цифровой подписи;
  • на бумажных носителях вместе с копией в электронной форме;
  • на бумажных носителях, если трудовые договоры заключены не более чем с пятью лицами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Уведомление подают только по тем, кто приступает к работе с 03.07.2015 г. и позже. Информировать «задним числом» о новых работниках, появившихся с начала 2015 года, не нужно.

Если вы принимаете нескольких работников, то, судя по форме уведомления, информацию о них можно привести в одной форме. Кроме того, уведомление подается с отметкой «початкове» или «скасовуюче», а значит, вы можете исправить ошибки (неточности) в ранее поданном Уведомлении (по аналогии с отчетностью по ЕСВ). Заметим: в щекотливой ситуации оказались те, чьи работники приступили к работе 03.07.2015 г. (в день опубликования постановления № 413). Будем надеяться, что контролирующие органы закроют глаза на подачу Уведомления с небольшим опозданием.

А как поступить, если вы за несколько дней до первого рабочего дня подали Уведомление, а гражданин передумал выходить на работу? Бесспорно, и такое возможно. На наш взгляд, здесь делать ничего не нужно.

Вносим запись в трудовую книжку

Работникам, которые приняты по основному месту (на полный день) и трудятся более пяти дней, делают запись в трудовой книжке. Правда, есть одно «но». ФЛП-работодатель не может начать вести «чистую» трудовую работника (заполнить титульную страницу), это делают только кадровики юрлиц. Если судьба свела вас именно с новичком, то никаких записей о работе делать не нужно.

Напомним, до 01.01.2015 г. при регистрации трудового договора специалисты ЦЗ заверяли и запись в трудовой. С отменой регистрации обращаться в ЦЗ не нужно и для таких действий. Вы вносите дату начала работы, должность, на которую принят работник, а также ссылаетесь в графе 4 на номер и дату локального акта работодателя, как рекомендует Минсоцполитики в письме от 30.03.2015 г. № 191/06/187-15.

Заметим, под таким актом обычно понимают приказы и распоряжения работодателей. Получается, что, по мнению Минсоцполитики, ФЛП нужно указать реквизиты распоряжения о приеме на работу, а не трудового договора. Отметим: заполнению трудовых книжек тружеников ФЛП посвящен п. 2.211Инструкции № 58. Он пока еще не приведен в соответствие с КЗоТ и требует указания реквизитов зарегистрированного трудового договора, что на сегодняшний день не актуально.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Трудовые книжки хранятся у работников ФЛП.

Этапы оформления работника ФЛП

Ответственность работодателя

Теперь перейдем к самому острому моменту: что грозит ФЛП, если он не заключит трудовой договор в письменной форме и не уведомит ГФСУ о приеме работника. На наш взгляд, если работодатели не утаивают труд работников, а только «забыли» составить договор на бумаге или уведомить ГФСУ, то им грозит финштраф в размере 1 минимальной заработной платы (абз. 5 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) и админштраф от 30 до 100 нмдг (от 510 до 1700 грн).

Финштрафы налагает госинспекция труда, размер админштрафа определит суд, но опять же, на основании протокола, составленного трудовиками.

ВНИМАНИЕ! Документальное оформление труда наемных работников ФЛП можно найти здесь.

Ирина Шевчук, консультант

Использованные документы

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.1971 г.

Закон № 77 — Закон Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно реформирования общеобязательного государственного социального страхования и легализации фонда оплаты труда» от 28.12.2014 г. № 77-VIII.

Постановление № 413 — постановление КМУ «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о приеме работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413.

Приказ № 260 — приказ Минтруда «Об утверждении Формы трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд и Порядка регистрации трудового договора между работником и физическим лицом, использующим наемный труд» от 08.06.2001 г. № 260.

Инструкция № 58 — Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная совместным приказом Минтруда, Минюста и Минсоцзащиты от 29.07.1993 г. № 58.